Het is mogelijk om e-mail bevestigingen naar klanten te versturen over opgevoerde resource boekingen.
E-mail bevestiging sturen
Het versturen van een bevestiging kan worden gedaan in de lijstweergave in de Agenda (Lijst knop) of in het Planbord (Clipboard icoon).
In de lijstweergave kan met de filter opties bovenaan het scherm een subselectie worden gemaakt van alle resource boekingen in de lijst. De kolommen kunnen tevens gesorteerd worden. Selecteer de gewenste resource boekingen door middel van de knop Selecteer alles of door het selecteren van meerdere resource boekingen met de Shift/Ctrl-toets. Klik nu op de knop Verstuur bevestiging.
Het versturen van een selectie van meerdere boekingen kan ALLEEN vanuit de lijstweergave (resources)
In het e-mail scherm kan het onderwerp worden aangepast en kan tevens een ander sjabloon worden geselecteerd. Klik op Voorvertoning om de inhoud en opmaak volgens de geselecteerde sjabloon te bekijken.
Klik op de Verstuur knop om de e-mail bevestiging te versturen. De e-mail wordt verstuurd naar het e-mail adres dat bij Stamgegevens > Projecten > Project - tab Overig > veld 'e-mail contactpersoon', is gedefinieerd in het tabblad Overig.
In de lijstweergave wordt voor elke resource boeking weergegeven wanneer de bevestiging is verstuurd.
Wijzigen sjablonen - E-mail templates
Sjablonen definiëren de opmaak en inhoud van een e-mail. Elk sjabloon heeft een HTML en een tekst variant. In de HTML variant kan bijvoorbeeld de eigen huisstijl worden toegepast. De tekst variant zal worden getoond indien de e-mail client van de ontvanger geen HTML toestaat.
Open Stamgegevens > Systeeminstellingen > E-mail templates, om bestaande sjablonen aan te passen en nieuwe sjablonen toe te voegen. (Artikel: E-mail templates)
Template objecten
De inhoud van de e-mail sjablonen kan worden opgemaakt met eigen teksten in combinatie met standaard objecten. De volgende objecten zijn beschikbaar:
- {company.code}: Code van de klant (bedrijf)
- {company.name}: Naam van de klant (bedrijf)
- {company.type}: Type klant (bedrijf)
- {debtor.name}: Naam van de klant (uit debiteurenrol)
- {debtor.attn}: T.a.v. uit de debiteurenrol van de klant
- {debtor.address}: Adres uit debiteurenrol
- {debtor.postcode}: Postcode uit debiteurenrol
- {debtor.city}: Plaats uit uit debiteurenrol
- {debtor.country}: Land uit debiteurenrol
- {debtor.number}: Debiteur nummer uit debiteurenrol
- {debtor.email}: Email uit debiteurenrol
- {project.code}: Code van het project
- {project.name}: Naam van het project
- {project.externalLink}: Externe link
- {project.description}: Opmerkingen
- {entries.start}/{entries.end}: Start en einde van boekingsdetails.
De volgende objecten werken alleen als ze tussen de objecten {entries.start}/{entries.end} staan, zoals hieronder:
- {entries.start}
- {resource.fullName}: Volledige naam van de resource
- {breakdown.name}: Naam van de activiteit
- {calendarEntry.date}: Datum van de boeking
- {calendarEntry.startTime}: Starttijd van de boeking
- {calendarEntry.endTime}: Eindtijd van de boeking
- {calendarEntry.description}: Waarde uit het veld Omschrijving
- {calendarEntry.remarks}: Waarde uit het veld Opmerkingen
- {entries.end}
Verwante onderwerpen
Sales
Opmerkingen